Archivauflösungen Berlin

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Archivauflösungen in Berlin haben vielfältige Gründe. Mal sind es interne Umstellungen, häufig aber auch Betriebszusammenlegungen oder die Digitalisierung von Archiven. Ganz gleich, welcher Grund dahinter steht: Professionelle Dienstleister für Archivauflösungen und Dokumentenmanagement in Berlin wie die Fritz Bergmann Reprografie GmbH & Co KG in Berlin stehen Ihnen mit Expertenwissen zur Seite und bieten Ihnen stets kompetente Lösungen für jedes Problem an.

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Aktenvernichtung und Aktenauslagerung sparen Platz. Und die Miete für Räume, in denen Akten gelagert werden, ist teuer. Deshalb sparen Archivauflösungen auch Geld. Wer das Dokumentenmanagement seines Unternehmens optimieren will, setzt auf Digitalisierung. Hierbei werden Akten aus Papier in ein anderes Lager verbracht oder ganz vernichtet. Der Inhalt der Akten bleibt jedoch erhalten, denn dieser wird gescannt und digital verfügbar gemacht. So ist es möglich, dass weiterhin auf alle Geschäftsprozesse zugegriffen werden kann. Gleichzeitig wird der Zugriff auf Inhalte durch eine Optimierung des Dokumentenmanagements leichter gemacht. Selbstverständlich gilt auch für Archivauflösungen in Berlin, dass jedes Unternehmen dabei besondere Anforderungen an die Art und Weise der Ausführung stellt. Professionelle Unternehmen für Archivauflösungen und Dokumentenmanagement in Berlin wie die Fritz Bergmann Reprografie GmbH & Co KG in Berlin wissen dies. Sie haben deshalb immer individuelle Lösungen parat, die sich an den Kundenwünschen orientieren.

Am Anfang jeder Archivauflösung steht eine umfassende und kompetente Beratung. Die Experten informieren sich über die Wünsche des Unternehmens, sie analysieren den Istzustand der Aktenverwaltung und stellen unterschiedliche Vorgehensweisen vor, die zu einer Verbesserung beitragen können. Alle Auflösungsvorgänge, Scan- und Digitalisierungsprozesse müssen sorgfältig geplant werden. Dabei muss vor allen Dingen ständig darauf geachtet werden, dass der normale Betriebsablauf durch die Archivauflösung nicht gefährdet wird. Während des gesamten Prozesses muss ein jederzeitiger Zugriff zu Akteninhalten gewährleistet sein. Optimal ist eine Digitalisierung in den Geschäftsräumen des Unternehmens. So müssen die Akten (und damit die Daten) den Betrieb nicht verlassen. Die Daten der Akten werden auf einem Server hinterlegt. Hierbei empfiehlt es sich, einen betriebseigenen Server zu benutzen. Aber auch in der Datenarchivierung werden Cloud-Lösungen immer beliebter. Für beide Alternativen gilt selbstverständlich, dass die Datensicherheit neben einer hohen Praktikabilität höchste Priorität besitzt.

Viele Unternehmen in Berlin nehmen eine Archivauflösung zum Anlass, auch beim Posteingang von der Papierform zu digitalen Lösungen zu wechseln. Der elektronische Posteingang ist mittlerweile Standard geworden. Frühes Archivieren hilft dabei, das digitale Erfassen der eingehenden Post noch schneller zu machen. Wichtig ist hierbei, die Scan-Ergebnisse für gängige Programme wie Word oder Excel kompatibel zu machen. Der digitale Posteingang steigert die Effektivität der Verwaltung in einem Betrieb ganz erheblich. Alle Informationen, die man früher mühsam in Akten finden und nachschlagen musste, sind heute mit wenigen Mausklicks verfügbar. Die Eingangspost wird dabei vor der Eingabe in das Dokumentenmanagementsystem nach bestimmten Kriterien sortiert und erfasst. Die Sortierung ist besonders wichtig, um die Sendungen richtig zuzuordnen. Schon bei der Sortierung kann leistungsfähige Technik eingesetzt werden, die eine verlässliche Zuordnung möglich macht. Eine zusätzliche Sicherheit bietet das Aufbringen digitaler Signaturen. Diese werden von Firmen wie D-Trust, SignTrust oder Telesec angeboten. Ein solches Verfahren verbessert die Sicherheit zusätzlich. Man sieht: Archivauflösungen in Berlin – dahinter steckt sehr viel mehr als die bloße Vernichtung von Akten. Ohnehin dürfen Akten nicht ohne Weiteres vernichtet werden. Hier sind insbesondere die strengen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten.

Wenn Dokumente in Akten oder Ordnern vernichtet werden sollen, gelten die Vorgaben der DIN/ISO. Datensicherheit steht bei allen diesen Maßnahmen deutlich im Vordergrund. Das gilt auch für die Aufbewahrung von Akten an Orten, die außerhalb des Unternehmens liegen. Unternehmen, die selbst Akten einlagern, sind angehalten, ihre Mitarbeiter auf Verschwiegenheit zu verpflichten. Diese Verpflichtung gilt für die Mitarbeiter des Unternehmens selbstverständlich auch dann, wenn das Beschäftigungsverhältnis nicht mehr besteht. Wer als Beschäftigter oder ehemaliger Mitarbeiter gegen diese Verpflichtung verstößt, muss mit Bußgeldern oder Geldstrafen rechnen.

Bei jeder Archivauflösung stehen die individuellen Wünsche der Kunden im Mittelpunkt. Denn sowohl die Zugriffsrechte als auch die Art der Akten sind immer unterschiedlich. Das jeweilige System, mit dem das Unternehmen arbeitet, beeinflusst ganz wesentlich die Art der Lösungsansätze. Alle Daten, für die das Unternehmen einen sicheren und schnellen Zugriff benötigt, werden auf dem gewünschten Übertragungsweg gesendet. Dieser Übertragungsweg ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Unternehmen für Archivauflösung und Dokumentenarchivierung kennen sich mit den unterschiedlichen Gepflogenheiten und den verschiedenen Ansprüchen einzelner Branchen in Berlin aus und orientieren sich bei ihrer Arbeit an diesen Erfahrungen.

Unternehmen aus den verschiedensten Branchen fragen die Dienstleistungen von Anbietern für professionelles Dokumentenmanagement nach. Auch in der öffentlichen Verwaltung wird die Digitalisierung zunehmend als sicheres und praktisches Mittel der Dokumentenverwaltung eingesetzt. Wenn die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten weltweit zum Standard wird, bleiben auch Unternehmen in Berlin nicht außen vor. Auf der ganzen Welt ist der Trend zu beobachten, dass Dokumente aus Papier digital archiviert werden. Nicht immer dürfen dabei die Original-Dokumente vernichtet werden. Auch in dieser Hinsicht kennt sich das professionelle Team der Fritz Bergmann Reprografie GmbH & Co. KG in Berlin als Unternehmen für Archivauflösungen sehr gut aus.

Immer mehr Unternehmen lagern ihre Aktenverwaltung aus. Denn Outsourcing ist praktisch, zeit- und kostensparend. Achten Sie als Kunde bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters für Archivauflösungen und Dokumentenmanagement in Berlin darauf, dass ihr Vertragspartner immer die Einhaltung von Vertraulichkeit gewährt. Dazu gehört zum Beispiel, dass der Zugang zu Räumen, in denen Akten eingelagert werden, streng reglementiert ist. Wenn Sie das richtige Unternehmen für eine effektive Aktenverwaltung auswählen, tun Sie Ihrem Unternehmen damit etwas Gutes. Denn die Verwaltung von Daten wird dadurch erheblich vereinfacht und beschleunigt. Sie sparen Geld und gewinnen Zeit, die Sie Ihrem Kerngeschäft widmen können.