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Digitalisiertes Rechnungswesen im elektronischen Büro

Digitalisierung im Rechnungswesen in Berlin

Dieser Artikel wurde verfasst von LKC Löwenau & Partner Steuerberatungsgesellschaft in Berlin Westend – Full-Service für Unternehmen, Privatpersonen, Handwerker, Freiberufler, Stiftungen, Kommunen, kommunale Einrichtungen und andere.hier zum Autor

Die Steuerberater der LKC Löwenau in Berlin sind Experten für die Digitalisierung im Rechnungswesen. Immer mehr Unternehmen in der Hauptstadt entscheiden sich für ein modernes Rechnungswesen, das mit erheblichen Vorteilen und Erleichterungen verbunden ist.

Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer profitieren dabei von dem Know-how und der Erfahrung kompetenter Steuerberater. Der entscheidende Vorteil ist der Zeitgewinn. Für das Kerngeschäft bleiben viel mehr Ressourcen übrig, als wenn sich der Unternehmer bei der Buchhaltung mit Tätigkeiten beschäftigen muss, die viel leichter und schneller automatisiert erfolgen. Und weil Zeit gleich Geld ist, lohnt sich die Umstellung auch finanziell. Steuerberater in Berlin empfehlen vor allem kleinen und mittleren Unternehmen, ihr Rechnungswesen von Papier auf Digital umzustellen.

Was bedeutet Digitalisierung im Rechnungswesen? Experten sind sich bei der Antwort einig: Sie bedeutet vor allem eine Beschleunigung der Prozesse. Es gibt praktisch keine Verzögerungen mehr, wenn es um den Austausch von Daten zwischen dem Steuerberater in Berlin und dem Unternehmen, aber auch zwischen Unternehmen untereinander geht. Beide Partner arbeiten mit demselben System, die Übertragung erfolgt in Sekundenschnelle und erfordert keinen komplizierten Papierkram. Mandant und Steuerberater in Berlin arbeiten bereits bei der Einpflege zusammen. Alle für die Steuer und die Buchhaltung relevanten Daten liegen beiden Partnern gleichzeitig vor. Der Unternehmer hat jederzeit die Möglichkeit, die Buchhaltung zu kontrollieren und sich einen Überblick über Zahlen, Daten und Fakten zu verschaffen. Transparenz spielt hierbei eine besonders große Rolle.

Rechnungen werden heute nur noch am Computer geschrieben

Digitalisierung im Rechnungswesen bewirkt eine Steigerung der Effizienz und eine deutliche Verbesserung der Qualität. Aber wie geht man hierbei am besten vor? Die Fachleute der LKC Löwenau in Berlin sehen vor allem die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als Basis für die Digitalisierung im Rechnungswesen. Kernaufgabe des DMS ist es, vorhandene Dokumente, die meist in Papierform vorliegen, für die Bearbeitung in einem digitalen System verfügbar zu machen. Ein laufendes System ist ebenfalls in der Lage, solche Dokumente zu erzeugen – beispielsweise Rechnungen. In einer Zeit, in der die meisten Kunden überhaupt keine Rechnungen mehr in Papierform, sondern nur noch als per Mail versendbare PDF-Datei verlangen, ist dies ein entscheidender Vorteil. Schnittstellen zwischen Unternehmen und Kunden machen es zudem möglich, die Daten aus Ausgangsrechnungen direkt in die Buchhaltung zu integrieren. Natürlich geht dieses Verfahren nicht auf Kosten der Sicherheit. Denn es ist selbstverständlich möglich, dass vor der Verbuchung auf Kundenseite ein Mitarbeiter zwischengeschaltet wird, der aus verschiedenen Buchungsvorschlägen auswählt. Dies bedeutet eine erhebliche Einsparung von Zeit, Kosten und Personal.

Eine optimale Digitalisierung im Rechnungswesen lokalisiert nach und nach alle Aufgaben, die sich für eine digitale Bearbeitung eignen. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, welche manuellen Arbeiten automatisiert werden können. Der Austausch von Informationen – zum Beispiel mit dem Steuerberater in Berlin – erfolgt über Schnittstellen. Diese Schnittstellen machen zum Teil auch einen systemübergreifenden und dennoch problemlosen Austausch von Daten möglich. Dazu kommt eine erhebliche Erleichterung der Lohnbuchhaltung. So können Mitarbeiter auch Reisedaten für die Abrechnung direkt in das System eingeben – die Verbuchung erfolgt automatisch. Weitere Möglichkeiten der Digitalisierung im Rechnungswesen bestehen durch eine Verbindung von Buchhaltung und Kontodaten bei Banken und Finanzinstituten.

Eine Umstellung ist oft nicht einfach – vor allem dann, wenn sie ohne die professionelle Hilfe von Experten wie zum Beispiel der LKC Löwenau in Berlin vorgenommen wird. Eine wesentliche Hürde besteht nach einer Untersuchung der KPMG dann, wenn in der Vergangenheit Systeme sehr stark individuell auf unternehmensspezifische Eigenschaften angepasst wurden. Hier erweist es sich als schwierig, neue digitale Systeme für das Rechnungswesen zu integrieren. Mit ihrer Erfahrung und ihrem Know-how helfen Steuerberater in Berlin aber auch in diesen Fällen bei der Implementierung. So kann mithilfe der Steuerberater in Berlin innerhalb kürzester Zeit das Rechnungswesen in einem Betrieb digitalisiert und damit optimiert werden.

Die Computer-Maus, nicht der Aktenschrank bestimmen das moderne Büro

Steuerberater in Berlin spielen bei der Digitalisierung im Rechnungswesen eine entscheidende Rolle. Sie begleiten ihre Mandanten – zum Beispiel mittelständische Unternehmen in Berlin – bei der Umsetzung von Anfang an. Gerade Steuerberater verfügen über Detailwissen und Insiderkenntnisse. Denn ihr Beruf brachte es mit sich, dass sie sich schon frühzeitig auf digitale Buchhaltung einstellen mussten. So stellt die Integration von Kassensystemen oder ganzer Warenwirtschaften in digitale Systeme für erfahrene Steuerberater in Berlin keine Probleme dar.

Die Digitalisierung an der Seite eines starken und erfahrenen Partners ist mit einem kompletten Outsourcing des Bereichs Buchhaltung nicht zu verwechseln. Denn das Unternehmen selbst behält immer einen Überblick über die eigene Buchführung. Ein digitales Rechnungswesen macht diese Einsichtnahme vielmehr erst möglich. Anhand von schnell verfügbaren Daten lassen sich ohne großen Aufwand interessante und aufschlussreiche Statistiken erstellen. Auch für diese Reportings stellen Steuerberater ihre Kompetenz zur Verfügung. Ob auf Monats-, Quartals- oder Jahresbasis: Der Unternehmer erhält eine transparente Übersicht belastbarer Daten, um erfolgsorientierte Entscheidungen fällen zu können. Die Qualität von Abschlüssen erhöht sich dadurch ebenfalls deutlich.

Transparenz und die schnelle, zuverlässige Verfügbarkeit von Daten spielen auch für Banken und Finanzinstitute eine zunehmend wichtige Rolle. So wirkt sich die Digitalisierung positiv auf die Zusammenarbeit mit Banken aus. Wenn Kreditinstitute die Möglichkeit haben, Daten elektronisch einzulesen und dieser Vorgang ohne Medienbrüche schnell und unmittelbar erfolgt, kann sich das Unternehmensergebnis durch bessere Kreditkonditionen ganz erheblich verbessern. Dabei ist selbstverständlich, dass jegliche Datenübergabe an Dritte nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des betroffenen Unternehmers erfolgen darf. Denn der Datenschutz wird bei der Digitalisierung im Rechnungswesen großgeschrieben. Auch hier erweist sich die langjährige Erfahrung von Steuerberatern als hilfreich.

Die LKC Löwenau in Berlin betreut Unternehmen bei Fragen in puncto Steuern, Recht und Wirtschaftsprüfung. Die erfahrenen Steuerberater in Berlin bieten ihren Mandanten einen Full-Service an. Davon profitieren vor allem Handwerker, kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler, aber auch Kommunen und kommunale Einrichtungen. Nach der Philosophie der Steuerberater in Berlin geht es in erster Linie darum, den Mandanten den Rücken zu stärken. Die Steuerberater in Berlin entlasten ihre Mandanten in Steuerfragen, sie finden Lösungen bei Problemen, machen konkrete Handlungsvorschläge und sorgen damit dafür, dass mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt. Und dies wirkt sich positiv auf Umsätze und Gewinne aus.

Warum umsteigen auf die Digitalisierung im Rechnungswesen? Die Experten der LKC Löwenau in Berlin zitieren hier gern einen Satz des ehemaligen BMW-Vorstandsvorsitzenden Eberhard von Kuenheim: „Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen fressen die Langsamen.” Noch einfacher gesagt: „Der frühe Vogel fängt den Wurm.” Die digitale Entwicklung ist auch im Rechnungswesen nicht aufzuhalten. An die Vernetzung werden zunehmend hohe Ansprüche gestellt – Banken und Behörden, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten schon heute weitgehend auf digitalen Kanälen zusammen. Wer jetzt auf Digitalisierung im Rechnungswesen setzt, hat für die Zukunft vorgebaut und verschafft sich dadurch einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil. Die LKC Löwenau in Berlin steht für Fragen zu diesem Thema immer gern bereit.

 

 

Digitalisierung auch für kleine und mittelständische Unternehmen

 

Besonders bei inhabergeführten Unternehmen hat die Digitalisierung im Rechnungswesen große Vorteile. Sie bietet dem Inhaber jederzeit einen schnellen und verständlichen Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens. Digitalisierung im Rechnungswesen macht es möglich, die Datenerfassung und Buchhaltung durch Familienmitglieder oder Teilzeitkräfte erledigen zu lassen. Dies bedeutet nicht nur eine große finanzielle Entlastung, sondern auch eine erhebliche Verringerung der Fehlerquoten. Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen entscheiden sich deshalb für das Rechnungswesen 4.0.

 

Hürden bei der Digitalisierung im Rechnungswesen

 

Es gibt verschiedene Hürden, die bei der Umstellung des Rechnungswesens zu überwinden sind. So erweist es sich nach einer Untersuchung der KPMG als Hindernis für eine erfolgreiche Digitalisierung im Rechnungswesen, wenn nur am Anfang der Implementierung innovative und umsetzungsstarke Kräfte mit der Umstellung befasst sind. Intern vorhandenes Potenzial wird kurzfristig eingesetzt, um kurzfristige operative Ziele zu erreichen – durchaus mit Erfolg. Doch die Umsetzung der mittel- bis langfristigen Strategie kommt danach ins Stocken. Hilfreich sind dagegen andauernde Kooperationen mit externen Partnern, die die Digitalisierung im Rechnungswesen eines Unternehmens ständig begleiten.

 
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Der Autor

LKC Löwenau & Partner Steuerberatungsgesellschaft in Berlin Westend

Die LKC in Berlin betreut ihre Mandanten in allen Fragen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Recht. Dabei bieten wir Full-Service für Unternehmen, Privatpersonen, Handwerker, Freiberufler, Stiftungen, Kommunen, kommunale Einrichtungen und andere.

Wir bieten Leistungen aus den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und in der Beratung bei Unternehmensnachfolgen, Rechtsfragen, Erbrecht, Stiftungsrecht und vieles mehr an - national und international.

Unser Ziel sind stabile und langjährige Beziehungen mit unseren Mandanten durch schnelle Reaktionszeiten, gute Erreichbarkeit und ein ehrlicher, direkter und unkomplizierter Kontakt.

Rufen Sie uns gerne an und vereinbaren Ihren persönlichen Beratungstermin. Wir freuen uns.

LKC Löwenau & Partner
Steuerberatungsgesellschaft
Ahornallee 36
D-14050 Berlin

Telefon: +49 30 301134-0
Telefax: +49 30 301134-44
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